[최두옥] 미래를 준비하는 새로운 업무방식, 스마트워크

고흐의 그림 속에서나 나올 법한

멋진 구름이 펼쳐진 어느 화창한 화요일

6층짜리 건물 입구에서 자신을

기다리는 사람이 있었다고 합니다.

그 사람은 바로 온라인 마케팅

팀장 폴이었고한국에서 온 자신을 위해서

2년 전 리뉴얼한 회사 내

여러 공간을 보여주었다고 합니다.

그 공간 중 하나는 팀장이나 인턴이나 상관없이

모두 한자리에서 일을 할 수 있는

오픈 데스크가 있었다고 합니다.

그리고 모든 직원에게 개개인의 사물함이 있었고요.

화상회의 시스템이 잘 갖춰진

회의실도 있었다고 합니다.

그리고 회사를 둘러보다가

이렇게 최두옥 대표님이 이렇게 대답했다고 합니다.

"직원은 어딨어요?"

그러자 폴 팀장은 "I Don't Know"라고 

대답했다고 합니다.

모든 것이 다 있는 회사에 없는 것이 하나 있었으니

바로 '출퇴근 시간'이었다고 합니다.

그들에게 일이란 특정 시간에

특정 장소에서 가는 것을

의미하는 것이 아니라 어떤 결과를 만들기 위해

무언가를 하는 것을 의미한다고 합니다.

사무실은 그 일을 하기 위한 최적의 공간일 뿐이었죠.

어느 누구도 사무실에 

몇 시까지 오고 몇시까지 있을지 

생각을 하지 않는다고 합니다.

이 이야기가 바로 마이크로소프트 

네덜란드 지점의 스마트워크 이야기라고 합니다.

천명의 직원이 근무하는 공간에

데스크는 단 500개밖에 없다고 합니다.

가장 피크인 시간에도

350대 이상 차는 일이 없다고 합니다.

그 덕분에 유지관리 비용이

무려 38%나 감소가 되었다고 합니다.

출장 관련 비용도 절반이나 줄었다고 합니다.

또 이로 인해 회사에 찾아오는 사람들로 인한

홍보효과도 대단했다고 합니다.

실제 이 안에 일하는 직원의

1인당 공간 점유는 16m^2에서 9m^2로

줄었지만

직원들은 오히려 더 넓다고 느낀다고 합니다.

이런 스마트워크의 이름은 다양하다고 합니다.

네덜란드에서는

'Het Nieuwe Werken'이라고 하고

영어로는 'The New Work'라고 한다고 합니다.

영어권 국가에서 일반적인 의미로는

'The New Way of Working'

또는

'The New World of Working'

이라고 한다고 합니다~

우리나라의 스마트워크 공식 사이트에 보면

"시간과 장소에 얽매이지 않고

어디서나 일할 수 있는 체제"라고

정의가 되어있다고 하는데

최두옥 대표님께서는 이 정의가

2% 부족하다고 느낀다고 합니다.

전통적으로 일하는 방식은

시간과 장소가 고정된 것이고

시간과 장소가 유연해진 것은

'텔레-워킹'방식이라고 합니다.

진정한 스마트워크는 시간과 장소를 넘어

방법에 모든 자율성을 주어서

효율을 극대화하는 것을 의미한다고 합니다.

다시 정의를 하면

"업무 시간, 장소 방법의 자율성을 토대로

업무 효율의 극대화를 꾀하고

그렇게 생긴 잉여 시간과 가치를 통해

일과 삶의 균형을 이루는 것"

이라고 하네요!

이렇게 정의하면 2%가 채워진다고 합니다.

그러면 왜 스마트워크가 필요할까요?

우리가 정보화 사회에서

하이콘셉트의 시대로 넘어가기 때문이라고 합니다.

하이콘셉트의 시대에서 가장 중요한 개념은

'복잡성'인데

정보가 많고 결과에 미치는 요소도 많다고 합니다.

이런 시대에 중요한 경쟁력의 핵심은

바로 '인적자원'입니다.

창의적인 것을 만들어 낼 수 있는 사람

무수히 많은 정보를 가지고

적절히 의사결정을 내릴 수 있는 사람이

중요해졌다고 합니다.

그리고

경제적 환경적으로 위기시대가 도래했기 때문에

필연적으로 기업도 시간적 공간적 낭비를 줄여야만 했고

불필요한 공간의 운영 유지비를 줄이고

관행적으로 진행해 온 시간의 낭비를 줄이는 것이지요.

그것들이

기업이 필연적으로 해결해야 할 일이

였던 것이라고 합니다.

그런 자연스러운 환경의 변화가 자극이 되어서

일하는 방식을 변화시켰고

그것을 우리는 '스마트 워크'라고 부른다고 합니다.

한 때 우리는 스마트워크가

데스크톱에서 태블릿으로 바뀌고

사무실에 칸막이만 없애면 

이루어진다고 믿었습니다.

하지만 진정한 스마트워크는

물리적인 변화도 포함하지만

일하는 방식의 총체적 변화를 의미한다고 합니다.

그 5가지 변화를 지금 살펴보고자 합니다.

첫째.

"과정 중심에서 성과 중심으로"입니다.

미국 유명한 전자 마켓 '베스트 바이'에서는

10명이 미팅을 하면 2명만 의견을 주고받고

나머지 8명은 그저 침묵하고

회희장에 앉아있었다고 합니다.

이유는 회의에 참석하라고 통보를 받았기 때문이죠.

그러나

일하는 시간과 공간에 자유를 주니

직원들이 변화기 시작했다고 합니다.

서로 일하는 시간과 공간이 달랐기 때문에

보다 커뮤니케이션이 정확했고

또 서로 어떻게 하면 더 효율적으로

일할 수 있을지 고민하고 나누는

문화가 정착되었다고 합니다.

일부 경영진들은 이렇게 자유를 주면

자기 권한이 축소될까 걱정을 했다고 합니다.

하지만

결과적으로 성과중심에서 평가를 하다 보니

보다 공정해졌고 강력한 권한이 주어졌다고 합니다.

둘째.

"시간 중심에서 업무 중심으로"의 변화입니다.

시간 중심 업무 문화는

직원들을 거짓말쟁이로 만든다고 합니다.

잠시 일 보러 나가도 그럴듯한 핑계를 대기 시작합니다.

사람들은 회사에서

우리가 쓰기로 한 시간을 어떻게 사용해야 하는지

또 어떻게 해야 사회적으로 허용되는지 안되는지

잘 알고 있다고 합니다.

스마트워크는 이러한 관행, 착각을 과감히 부순다고 합니다.

만약 내일 8시에 보고서를 발표해야 하면

아침 9시부터 저녁 6시까지 끝낼 수 있지만

4시까지 초안을 완성하고

집에 돌아가 아이를 픽업하고 밥을 먹고

재운 다음 밤늦게 완성해도 되는 것이지요.

누구도 뭐라고 하지 않습니다.

셋째.

"통일성에서 다양성으로'의 변화입니다.

위의 사진은 이케아의 포스터라고 합니다.

서로 다른 색깔과 모양의 가구들이 있기에

위의 멋진 그림이 완성이 되었죠.

스마트워크는 이런 점을 매우 중요하게 생각합니다.

사실 우리 개개인은 일하는 스타일이

다르기 때문에 그에 맞는

최적의 근무환경도 다릅니다.

만약 내가 집중해서 보고서나 기획안을 써야 한다면

소음과 시야가 차단된 독립공간이 필요하고

만약 웹사이트 디자인 시안을 리뷰해야 한다면

웹디자이너와 함께 앉을 수 있는 오픈된

공간이 더 효율적인 것이지요.

만약 내가 거래처와 전화를 해야 한다면

폰부스에서 할 수 도 있습니다.

스마트워크에서는 이렇게 업무의 효율성을 

중요하게 생각하기 때문에

개인의 서로 다른 업무 방식도

존중한다고 합니다.

넷째.

'철저한 계획에서 빠른 적응으로'의 변화입니다.

계획을 철저하게 세우면 마음이 편합니다.

어떤 상황 변수 모두 다 통제 가능할 것이라고

생각을 하고요.

하지만 그것은 환상일지언정 매력입니다.

아이러니하게도

미래에 어떤 일이 일어날지 결정한 그 순간

미래를 망치게 될지도 모른다고 합니다.

왜냐?

나중에 결정해야 할 일을

정보가 부족한 지금 결정하는

오류를 범했기 때문이라고 합니다.

우리가 거대한 조직을 계획하고

나아갈 방향을 미리 계획한다는 것은

사실 환상에 가깝다고 합니다.

한 책에서 이런 말을 했다고 합니다.

'계획을 세운다는 것은 마치 날씨를 프로그래밍을 하는 것과 같다'

우리가 등산을 잘하기 위해서는

일기예보를 하루 종일 보는 게 아니라

올바른 등산 장구를 챙기고

비나 눈을 대비해 우산을 챙기는 것이 현명하다고 합니다.

마지막.

'지시와 관리에서 믿음과 지원으로'의 변화입니다.

옛날에는 정보의 양이 적었습니다.

그 흐름도 적었고요.

리더가 모든 정보를 소유하고 알 수 있었습니다.

하지만 지금은 더 이상 그렇지 않다고 합니다.

정보를 계속 변하기 때문에

더 이상 사람들을 일하게

만드는 것은 지시가 아니라 그 일이 있는 가치라고 합니다.

리더가 해야 할 일은

이 가치를 누구보다 수호하고

사람들이 목표를 향해서 계속해서

나갈 수 있도록 믿고 지원을 주는 것이라고 합니다.

스마트 오피스의 넓은 공간과

투명한 공간

그리고 우연한 만남들이 일어나는

오픈 키친이나 휴게공간은

그 의미가 매우 중요하다고 합니다.

이렇게 의도치 않았던 만남이 

일어나는 과정에서

회사 내 직원들의 얼굴을 

마주하게 돼서 그런 익숙함이 

나중에는 믿음의 근원이 된다고 합니다.

믿음이 일을 하는데

협업을 하는데 얼마나

중요한지는 굳이 설명할 필요가 없다고 하시네요~

효율성의 극대화를 위해서는 개인에게

자유를 주는 스마트워크가

개인에게 많은 자유를 주어서

남용이나 악용을 초래하지는 않을까?

지난 1년 미국에서 연구가 있었다고 합니다.

포춘 500에 드는 한 기업을 선정하여

그 직원 850명을 무작위 두 그룹으로 나누었다고 합니다.

한 그룹은 보통 일하는 방식

즉. 시간과 공간이 정해져 있고

다른 그룹은 스마트워크 방식으로 

일을 스스로 결정하게 하였습니다.

실험 결과,

자유를 지나치게 주면 오용과 남용이 생긴다는 생각을 없애고

두 그룹 모두 시간과 결과에 차이가 별로 없었다고 합니다.

오히려 스마트워크로 일한 사람은

더 시간을 효율적으로 썼고

삶에 대해서 자신들이 잘 살고

있다고 느꼈다고 합니다.

이 실험에 참가한 관계자가 말했습니다.,

우리가 우리의 일을 어떻게 언제 어디서

결정할 수 있는 것만으로 업무 만족도가 크게 올라간다.

네덜란드에서 기업을 방문할 때마다

최두옥 대표님은 묻는다고 합니다.

"스마트 워크를 왜 시작하였나요?"

그러면 모든 대답은 같다고 합니다.

"스마트워크는 선택이 아니라 어쩔 수 없었던 거였어요"

"비용을 줄이고 효율을 높이는데

우리가 택할 수 있는 유일한 방법입니다."

"그리고 능력 있는 인재들은 더 이상 

옛날 방식으로 일하고 싶어 하지 않습니다."

스마트워크는 트렌드가 아닙니다.

이것은 다이내믹한 사회의 변화에 따른

너무나 자연스러운 일하는 과정의 진화이라고 합니다.

머지않는 미래에 우리 일하기의 상식은

'스마트 워크'가 될 것이라고 합니다.

힘들게 쫓아올 것인지

지금부터 준비할지는 바로, 여러분의 선택이라고 하며 강의를 마치셨습니다.

정말 좋은 강의였습니다.

현재 모든 기업은 수직적 피라미드 구조에 상명하복이 원칙인데

머지않아 이런 조직문화가 활성화되어

더욱더 일을 효율적으로 하고

자신의 본래의 삶에 더 시간을 투자할 수 있는 미래가

빨리 찾아왔으면 좋겠습니다.

 

이상 감사합니다. 포스팅을 마치겠습니다!